Politica și procedura de alertare

Regulament pentru protecția avertizorilor în interes public

1. INTRODUCERE

1.1  Scopul

Politica actuala stabileste principiile si cadrul prin care SC Agentia de Servicii Professional SRL primeste, evalueaza si investigheaza rapoarte anonime si non-anonime privind neregulile, omisiunile sau delictele care au atras atentia personalului, clientilor sau furnizorilor.

SC Agentia de Servicii Professional SRL se angajeaza sa mentina cel mai inalt nivel de etica si comportament profesional, avand toleranta zero fata de acte ilegale si delicte grave care i-ar putea afecta prestigiul si credibilitatea.

1.2  Definitii

–      avertizor în interes public – persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional;

–      încălcări ale legii – fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune ce reprezintă nerespectări ale dispozițiilor legale;

–      informații referitoare la încălcări ale legii – informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul societății SC Agentia de Servicii Professional SRL srl, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale, precum și informațiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;

–      raportare internă – comunicarea orală sau scrisă de informații referitoare la încălcări ale legii din cadrul SC Agentia de Servicii Professional SRL . Raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziție de SC Agentia de Servicii Professional SRL pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare;

–      raportare externă – comunicarea orală sau scrisă de informații referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare reprezentate de:

–      autorități și instituții publice sunt acelea care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de

competență;

–      Agenția Națională de Integritate, denumită în continuare Agenția;

–      persoana desemnată – responsabilul cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții.

1.3  Rolul si adresabilitatea alertelor

Procedura de alerta se adreseaza tuturor salariatilor, tuturor clientilor precum si oricarei persoane care furnizeaza un serviciu si care are un contract incheiat cu SC Agentia de Servicii Professional SRL in acest sens. Procedura de alerta are rolul de a completa Regulamentul de Ordine Interioara si ghidurile aferente ale SC Agentia de Servicii Professional SRL cu privire la responsabilitatile generale ale salariatilor.

In particular, obligatia de alertare anonima sau neanonima se aplica urmatoarelor entitati in legatura cu SC Agentia de Servicii Professional SRL:

Ø       Directorilor;

Ø       Persoanelor desemnate ca si Consultanti;

Ø       Salariatilor permanenti si temporari;

Ø       Persoanelor si companiilor care colaboreaza cu SC Agentia de Servicii Professional SRL in baza contractelor de colaborare;

Ø       Furnizorilor;

Ø       Clientilor;

Ø       Orice terta parte care poseda dovezi si/sau informatii despre nereguli/acte ilegale (care au fost sau pot fi comise) privind SC Agentia de Servicii Professional.

2       PRINCIPII GENERALE

Politica reprezinta o modalitate de asigurare a integritatii, prestigiului si reputatiei SC Agentia de Servicii Professional.

Aceasta contribuie la identificarea riscurilor si la adoptarea de masuri corective corespunzatoare (de ex. intarirea sistemului de control intern, detectarea incipienta a incidentelor de frauda sau a altor delicte grave, aplicarea de sanctiuni partilor responsabile, notificarea autoritatii competente, dupa caz).

Prin asigurarea unui mediu de incredere si siguranta pentru salariatii sai, clienti si furnizori, SC

Agentia de Servicii Professional incurajeaza alertele legitime si de substanta cu privire la acte ilegale sau ofense serioase de care acestia iau cunostinta.

Un principiu major si intangibil al Politicii este protejarea anonimatului si confidentialitatii datelor personale ale persoanelor care prezinta astfel de rapoarte, in cazul in care sunt salariati ai SC Agentia de Servicii Professional SRL, protejarea pozitiei lor actuale sau a dezvoltarii viitorului profesional.

Persoanele care alerteaza nu vor primi nici o recompensa iar rapoartele relevante vor fi prezentate in conformitate cu cadrul institutional de reglementare, prevederile legii si in contextul protejarii intereselor SC Agentia de Servicii Professional, Actionarilor, Clientilor si partenerilor de afaceri ai acesteia.

Procedura de alerta are drept scop intarirea transparentei care incurajeaza divulgarea de incidente care dau nastere unor suspiciuni de incalcari grave ale procedurilor si Politicilor SC Agentia de Servicii Professional SRL precum si a incidentelor de frauda, coruptie, coercitie, conflict de interese sau alte nereguli.

Alertele trebuie avute in vedere in masura in care sunt legitime si de substanta in legatura cu delicte sau abateri care au fost sau pot fi comise. Salariatii, clientii sau Furnizorii SC Agentia de Servicii Professional SRL sunt incurajati sa comunice asupra ingrjorarilor privind delicte, cazuri de comportament ilegal, management defectuos, sau nereguli-omisiuni serioase cu privire la reglementari, politici si proceduri ale SC Agentia de Servicii Professional SRL, precum si in ce priveste intocmirea si raportarea rezultatelor financiare ale SC Agentia de Servicii Professional SRL. Spre exemplu ingrijorari cu privire la:

• Acte/fapte de neglijenta crasa, potentiala frauda sau coruptie;

• Acte/fapte care atenteaza la scopul si la reputatia SC Agentia de Servicii Professional SRL;

• Acte/fapte de conflict de interese cu SC Agentia de Servicii Professional SRL;

• Incalcarea flagranta a politicilor si procedurilor, care poate rezulta in pierdere financiara;

• Nereguli grave precum si incalcari grave referitoare la furnizarea de servicii de investitii sau angajarea in activitati de investitii;
• Acte/fapte ce pun in pericol siguranta unui salariat;

• Darea sau acceptarea de mita;

• Acte/fapte daunatoare mediului.

3       PASTRAREA ANONIMATULUI

Alertele anonime pot fi transmise in scris  sau prin e-mail.

In orice situatie insa, actionarea cu buna credinta, respectiv increderea in legitimitatea alertei, reprezinta o conditie precedenta. Aceste alerte sunt protejate impotriva actiunilor de reprimare sau pedepsire, respectiv:

–        Identitatea persoanei care atrage atentia – in cazul in care alerta nu este anonima – va fi protejata iar confidentialitatea urmarita;

–        Alertele sunt comunicate numai unor anumite persoane considerate necesare pentru investigarea cazului si care, potrivit responsabilitatilor ce le revin, sunt indreptatite sa actioneze in limitele discretiei si ale confidentialitatii. In acest fel, persoanele care pot fi subiecte ale unei alerte sunt protejate pana la finalizarea investigatiei, iar incidentele sunt reale.

–        SC Agentia de Servicii Professional se asigura ca persoana care raporteaza orice incalcare este protejata corespunzator impotriva unui posibil impact negativ, ca de exemplu: represalii, discriminare sau orice forma de tratament nedrept si ca nici un Membru al Comitetului de gestionare a alertelor nu vizeaza persoana care atrage atentia.

–    SC Agentia de Servicii Professional SRL se asigura ca persoanele pentru care a fost raportata o alerta sunt protejate impotriva unui posibil impact negativ, in cazul in care ancheta nu dovedeste vreo incalcare si nu se impun masuri impotriva lor.

–    chiar daca ancheta conduce la o incalcare dovedita si sunt luate masuri impotriva persoanelor pentru care a fost transmisa o alerta, protectia persoanelor este asigurata impotriva efectelor negative involuntare care depasesc masurile care au fost luate de catre Comitetele competente.

A se tine cont de faptul ca identitatea persoanei care transmite alerta poate fi ceruta de catre o procedura juridica sau legala, in contextul investigarii ulterioare a cazului.

Alertele se vor transmite prin intermediul canalelor de comunicatie puse la dispozitie: prin e-mail, telefon sau la adresa postala, in atentia Ofiterului de Conformitate al SC Agentia de Servicii Professional. Toate canalele mentionate mai sus functioneaza exclusiv pentru alerte si sunt disponibile 24 de ore pe zi/sapte zile pe saptamana.

Comitetul de gestionare a alertelor este informat de toate alertele de catre Ofiterul de Conformitate al SC Agentia de Servicii Professional SRL.

Comitetul de gestionare a alertelor va hotărî in ce masura alertele vizeaza nereguli de substanta, omisiuni sau delicte si va referi cazul Unitatilor competente ale SC Agentia de Servicii Professional

SRL pentru efectuarea investigatiilor suplimentare si a actiunilor necesare sau catre Directia de Audit  Intern pentru a continua investigatia dupa caz.

4.  PROCEDURA DE AVERTIZARE

4.1.     Persoana desemnată de SC Agentia de Servicii Professional SRL este Bianca Moraru Demeter. Persoana desemnată va avea în atribuții și îndeplinirea formalităților de publicitate a reglementărilor privind implementarea prevederilor Legii 361/2022 atât față de angajații și colaboratorii SC Agentia de Servicii Professional SRL, cât și față de autoritățile publice cu rol de control. Numele persoanei desemnate, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil.

Persoana desemnată se va asigura că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil.

4.2.    Persoanele care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul SC Agentia de Servicii Professional SRL au la dispoziție următoarele modalități de raportare:

Ø       Canale interne – în cadrul SC Agentia de Servicii Professional SRL (pentru mai multe

detalii a se vedea Cap. III din Legea nr. 361/2022);

Ø       Canale externe – Agenția Națională de Integritate (https://avertizori.integritate.eu/), precum și alte entități publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. IV din Legea nr. 361/2022);

4.3.    Canalele interne ale SC Agentia de Servicii Professional SRL.

Persoanele care aleg să se adreseze pe canalul intern al SC Agentia de Servicii Professional SRL pentru a raporta încălcări ale legii, o pot face prin următoarele modalități:

• Prin email la adresa avertizor.integritate@professional.com.ro

• Telefonic, la numărul 0756.730.526

• Prin intermediul serviciilor poştale la adresa Agenției de Servicii Professional din Bucureşti, Str. Nasaud, nr. 7, bl.23, sc.1, apt. 2 sector 5, Romania, cu menţiunea

„În atenţia Departamentului Avertizori în interes public”;

• Personal, prin prezenţa la sediul Agenției de Servicii Professional (cu programare prealabilă efectuată la adresa de email avertizor.integritate@professional.com.ro

sau la nr. de telefon 0756.730.526);

Persoana desemnată va lua măsurile necesare pentru protejarea confidențialității identității avertizorului în interes public și a oricărei părți terțe menționate în raportare și pentru împiedicarea accesului la raportare al personalului neautorizat.

Canalele de comunicare descrise mai sus pot fi utilizate și pentru comunicările transmise anonim, sens în care se va aplicaart. 6 alin. 2 Legea 361/2002: ”raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii referitoare la încălcări ale legii.”

4.4.  Persoana desemnată va transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

4.5.  Persoana desemnată va efectua cu diligență acțiunile subsecvente raportării.

4.6.  Persoana desemnată va informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut la art. 4.4 din prezentul regulament, precum și, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora;

4.7.  Persoana desemnată poate solicita completarea raportării, cu acordarea unui termen de 15 zile. În caz de neîndeplinire a obligației de completare, persoana desemnată clasează raportarea.

4.8.      Persoana desemnată are obligația de informare a conducerii SC Agentia de Servicii Professional SRL și a avertizorului în interes public cu privire la modalitatea de soluționare a raportării;

4.9.     Persoana desemnată are orice alte obligații prevăzute de reglementările în vigoare pentru implementarea prevederilor privind avertizarea în interes public.

4.10.  Avertizările pot fi transmise prin orice mijloc de comunicare. În situația în care avertizorul alege o modalitate de sesizare transparentă, acesta își asumă eventuala deconspirare.

4.11.  Avertizările privind posibilele încălcări ale legii se înregistrează, în registrul special ținut de către persoana desemnată în acest sens, prin act administrativ

4.12.  Persoana desemnată verifică posibilele neregularităţi/încălcări ale legii semnalate în avertizare și propune conducerii SC Agentia de Servicii Professional măsurile legale ce se impun. În situația în care, verificarea celor sesizate excede atribuțiile/competențele Persoanei desemnate,

verificarea va fi redirecționată structurilor/organelor competente.

5 ETAPELE DE URMAT IN CADRUL PROCEDURII:

Descarcă anexa.